Rozwiązanie konfliktu jest zakończeniem negocjacji

Komunikowanie się uczestników negocjacji odnosi się do konsultacji wewnętrznej, czyli między członkami zespołów negocjujących, lub do porozumienia się z władzami zwierzchnimi zespołów negocjujących, np. przedstawicieli firmy z radą nadzorczą, delegacji związkowej z centralą związków zawodowych. Tu istotnym elementem jest miejsce prowadzenia negocjacji, które powinno umożliwiać bieżące kontaktowanie się z zespołem decydentów. Sprawne komunikowanie się zależy od działalności obu przewodniczących zespołów negocjacyjnych oraz od technicznych środków komunikacji, np. teleksy, telefaksy i inne środki łączności. Zakłócenia w komunikowaniu się wynikają z braku umiejętności porozumienia się stron uczestniczących bądź z niedostatku środków komunikowania się lub technicznych rozwiązań temu służących.

Często konieczne jest korzystanie z opinii ekspertów w prowadzeniu negocjacji, gdyż reprezentanci jednej i drugiej strony nie są specjalistami we wszystkich kwestiach będących przedmiotem negocjacji. Niekiedy w prowadzeniu negocjacji osiągnięcie porozumienia wymaga specjalnych warunków, które muszą być we właściwy sposób uzgodnione. Zespół przygotowujący i ustalający argumentację negocjacyjną powinien zasięgnąć rady ekspertów, by obiektywnie ocenić stanowisko strony przeciwnej, co powinno pozwolić na określenie i wybór optymalnego w danych warunkach rozwiązania.

Podstawowym etapem rozmów negocjacyjnych jest dyskusja. W miarę przechodzenia w niej od problemów ogólnych do bardziej konkretnych następuje przybliżenie stanowisk stron. Podstawową zasadą dyskusji jest umiejętność oddzielenia obiektywnych problemów negocjacji od ludzi, czyli negocjatorów, oraz unikanie podejścia emocjonalnego. Liczyć powinny się tylko argumenty, które mają wzajemnie przekonywać o słuszności zajmowanego w negocjacjach stanowiska.

Rozwiązanie konfliktu jest zakończeniem negocjacji. Jeżeli na przykład negocjacje pracodawcy z reprezentantami załogi nie kończą się rozwiązaniem sporów i nie osiągnięto porozumienia, sporządza się protokół rozbieżności ze wskazaniem stanowiska stron. Protokół taki ułatwia ewentualne dalsze negocjacje po ich ponownym podjęciu.

Jeżeli strony uzyskały spodziewane korzyści na zasadzie ekwiwalentności i zakończyły negocjacje, podpisuje się porozumienie. Zasady zawierania porozumień wymagają, by zapisy w porozumieniu były jasne, konkretne i jednoznaczne, szczegółowość zapisów zależy zaś od charakteru problemu będącego przedmiotem negocjacji. W redagowaniu porozumienia korzysta się zwykle z opinii doradców, którzy pomagają sformułować porozumienie poprawnie, tak pod względem merytorycznym, jak i zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi.