Problemy organizacyjne

Sytuację lub zadanie, występujące w trakcie zarządzania i czynności organizacyjnych, które nie może być rozwiązane z pomocą istniejących wzorów i posiadanych zasobów wiadomości, nazywamy problemem organizacyjnym. Rozwiązanie problemu, polegające na znalezieniu racjonalnego sposobu działania, dokonuje się w kilku po sobie następujących działaniach.

Działania te można sprowadzić do trzech podstawowych faz: fazy określenia problemu, fazy poszukiwania rozwiązania problemu oraz fazy decyzji. W fazie określenia problemu następuje wybór zagadnienia, które ma być przedmiotem rozwiązania. W tym wyborze muszą być brane pod uwagę aspekty ekonomiczne (np. zużycie czasu, koszty) i techniczne (nowe technologie, oprzyrządowania) oraz uwarunkowania wewnętrzne i w otoczeniu podmiotu gospodarczego, których nie można pominąć w ocenie rozwiązania. W tej fazie następuje analiza i diagnoza stanu istniejącego oraz źródeł powstałego problemu. Diagnoza, polegająca na rozpoznaniu sytuacji istniejącej w tym zakresie w przedsiębiorstwie oraz wyjaśnieniu jej przyczyn, opiera się na różnorodnych informacjach zebranych w trakcie badania, które po analizie są podstawą wniosków diagnostycznych.

Faza poszukiwania rozwiązań problemu odznacza się tym, że w jej trakcie wykorzystuje się ustalenia fazy poprzedniej dla określania i tworzenia koncepcji rozwiązań problemu. Szczególną jej cechą jest wykorzystanie technik heurystycznych stymulujących rozwijanie twórczych pomysłów.

Pojęcie „heurystyka”, pochodzące od greckiego słowa heurisko – znajduję, oznacza umiejętności wykrywania nowych faktów i związków między faktami, dzięki którym dochodzi się do poznania prawdy. Przez techniki heurystyczne w organizacji i zarządzaniu rozumie się „wszelkie reguły, zasady, taktyki, strategie, tricki i intuicje, które regulują przebieg myślenia produktywnego, lecz które nie gwarantują osiągnięcia planowanego wyniku”1.

Wykorzystanie kreatywnego myślenia, tkwiącego w psychice ludzkiej, prowadzi do zmian w istniejącej sytuacji i rozwiązania problemu. Niektóre z metod twórczego myślenia zostały już omówione w poprzednich punktach. W tej fazie następuje również wstępna ocena i selekcja pomysłów możliwych do realizacji oraz określenie wariantów rozwiązania problemu.

Faza decyzji obejmuje ostateczną ocenę wariantów według przyjętych mierników, która prowadzi do wyboru wariantu najkorzystniejszego w danych warunkach. Oprócz samego momentu decydowania w fazie tej przedstawia się sposób przejścia do realizacji projektu rozwiązującego rozpatrywany problem. Nieraz wyodrębnia się jeszcze jedną fazę w cyklu postępowania w rozwiązywaniu problemów organizacyjnych: fazę wprowadzenia rozwiązania problemu do praktycznej realizacji w jednostce gospodarczej.