Funkcje i czynności kierownicze

Z procesem kierowania wiążą się funkcje kierownicze charakteryzujące określony porządek w działaniu, na który składa się: planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola. Planowanie polega na przewidywaniu przyszłego układu warunków i środków działania. Na tej podstawie precyzuje się cele i treść zadań oraz formy i sposób ich wykonania. Planowanie w tym znaczeniu występuje na każdym szczeblu kierowania.

Organizowanie polega na ustalaniu, doborze i łączeniu poszczególnych elementów struktury organizacyjnej, która ma być przedmiotem kierowania. Wybiera się taki wariant podziału zadań między wykonawców, który zapewni najkorzystniejszy przebieg działania.

Istotą motywowania, zwanego również pobudzaniem do działania, jest stworzenie warunków i skłanianie pracowników do wykonania zadań postawionych przez kierującego. Do najprostszych i najczęściej stosowanych środków pobudzających do działania zalicza się bodźce materialne (premie, nagrody) oraz moralne (pochwały, odznaczenia). Oprócz stosowania środków o charakterze pozytywnym, jakim są bodźce materialne i moralne, zachodzi niekiedy konieczność stosowania środków negatywnych, wśród których wyróżnić można kary dyscyplinarne, kary pieniężne, a nawet zwolnienie z pracy.

Kontrola i ocena wyników działania polega na sprawdzeniu, czy i w jaki sposób wydane decyzje są wykonywane, po ich wykonaniu zaś – czy cel decyzji został osiągnięty. Ważnym czynnikiem jest bieżąca kontrola, gdyż pozwala ona, w razie niezgodności wykonania z zamierzonym celem, bieżąco usuwać przyczyny odchyleń.

Najważniejszą zasadą na każdym szczeblu kierowania jest bezwzględne przestrzeganie właściwych proporcji między zadaniami, uprawnieniami do dysponowania środkami wynikającymi z posiadanych kompetencji oraz odpowiedzialnością za wykonanie zadań. Należy zawsze mieć na uwadze, że zadania, uprawnienia i odpowiedzialność muszą się nawzajem równoważyć. Bardzo często można w praktyce gospodarczej zauważyć tendencje do przekazywania zadań i odpowiedzialności do niższych komórek organizacyjnych, a zatrzymywanie uprawnień na wyższym szczeblu hierarchicznym. Brak zgodności i równowagi między zadaniami, kompetencjami i odpowiedzialnością odbija się negatywnie na działalności danej komórki organizacyjnej.