Realizowanie sprawnej obsługi dokumentów w firmie wymaga odpowiednio stworzonego systemu, który jest w pełni dopasowany do potrzeb, które występują w danej firmie. Ma to bardzo duże znaczenie z punktu widzenia zapewnienia opłacalności ekonomicznej działania takiego systemu zarządzania dokumentami a jednocześnie zapewnienia wygody jego użytkowania, co oczywiście będzie przekładało się również na możliwość znacznie bardziej sprawnego działania systemu. W firmach, które działają obecnie na rynku mogą funkcjonować zarówno dokumenty papierowe oraz elektroniczne, co oczywiście wymaga by System zarządzania dokumentami był odpowiednio do tego dopasowany. W tym względzie z jednej strony może funkcjonować zarówno system wewnętrznego obiegu dokumentów oraz zewnętrzny. Stworzenie systemu zarządzania dokumentami w ramach firm, w których działa jedynie wewnętrzny system obiegu dokumentów jest znacznie łatwiejsze. Wynika to przede wszystkim z faktu, że znacznie łatwiej jest zabezpieczyć taki system. Jednocześnie bardzo często w ramach wewnętrznych systemów biegu dokumentów funkcjonować mogą jedynie dokumenty elektroniczne, co oczywiście nie wymaga wprowadzania do systemu opcji przekształcania dokumentów papierowych na dokumenty elektroniczne. Gdy taka konieczność istnieje niezbędne jest między innymi rozważenie czy system wprowadzania dokumentów papierowych ma być elektroniczny czy też ma być ręczny.
System zarządzania dokumentami działający funkcjonalnie
Funkcjonalny system zarządzania dokumentami musi również odpowiadać na potrzeby, które występują w danej firmie. W tym względzie bardzo ważne jest między innymi by ustalić główny cel, który związany jest z budowaniem takiego systemu. W wielu firmach popełniany jest błąd, w którym chce się wprowadzić takie systemy, które są oparte na nadmiernie rozbudowanych mechanizmach. Z jednej strony taki System zarządzania dokumentami jest znacznie droższy do wprowadzenia a z drugiej strony problemem jest również funkcjonalność takiego systemu. Gdy wyznaczy się we właściwy sposób zarówno główny cel wprowadzania systemu obiegu dokumentami a jednocześnie określi się najważniejsze funkcjonalności takiego systemu możliwe jest uzyskanie systemu, który jest zarówno efektywny w zakresie działania a jednocześnie jest również korzystny pod kątem opłacalności finansowej.
System zarządzania dokumentami
Przy tworzeniu systemów do zarządzania dokumentami bardzo ważne jest branie pod uwagę takich elementów obróbki dokumentów jak tworzenie oraz publikowanie. Jednocześnie bardzo ważne jest również zbudowanie zarówno systemu, który wygodny w użytkowaniu oraz bezpieczny. W tym względzie niezbędne jest między innymi określenie praw do dostępu do systemu ze strony poszczególnych pracowników czy prac do akceptowania dokumentów, które będą wpływały do systemu. Jednocześnie sprawny system pozwala na bardzo wygodne aktualizowanie dokumentów już po ich zatwierdzeniu oraz publikacji. Jednocześnie bardzo ważne jest również wprowadzenie opcji, które pozwalają na weryfikowanie dokumentów, co najlepiej powinni być realizowane przez pracowników mających określone uprawnienia do takiej weryfikacji. Gdy System zarządzania dokumentami ma być sprawny trzeba brać pod uwagę, że im więcej jest dokumentów w systemie, tym wszelkiego rodzaju funkcje wpływające na zarządzanie dokumentami stają się znacznie bardziej istotne. Jednocześnie przy tworzeniu systemów obiegu dokumentami nie warto brać pod uwagę jedynie obecną sytuację firmę i jej potrzeby, ale bardzo ważne jest branie również pod uwagę przyszłych, możliwych potrzeb firmy w ramach rozwoju firmy.
Leave a reply